Introdução
A organização documental é um dos pilares fundamentais de uma contabilidade eficiente. Muitas PMEs em Portugal desconhecem exatamente quais os documentos que devem enviar mensalmente ao seu contabilista certificado ou, em alternativa, carregar diretamente no TOConline — o software de faturação e gestão que permite uma comunicação fluida entre empresa e contabilista.
O atraso ou a falta de envio de documentação pode resultar em declarações fiscais incorretas, coimas por incumprimento de prazos e até inspeções tributárias. Este artigo apresenta um guia completo e prático.
1. Faturas de Compras e Despesas
Todas as faturas de fornecedores, prestadores de serviços e compras diversas devem ser enviadas mensalmente. Isto inclui:
- Faturas de fornecedores de mercadorias e matérias-primas
- Faturas de serviços (eletricidade, água, telecomunicações, internet, rendas)
- Faturas de combustível (com indicação da matrícula do veículo)
- Recibos de portagens e estacionamento
- Faturas de material de escritório e consumíveis
- Faturas de seguros (automóvel, acidentes de trabalho, multirriscos)
Dica TOConline: Pode digitalizar as faturas com o telemóvel e carregá-las diretamente na plataforma, associando-as automaticamente ao fornecedor.
2. Faturas de Vendas e Prestação de Serviços
Se a empresa utiliza o TOConline para faturação, estas ficam automaticamente disponíveis para o contabilista. Caso contrário, deve enviar:
- Cópias de todas as faturas emitidas no mês
- Notas de crédito e notas de débito
- Faturas-recibo (para prestadores de serviços)
- Mapas de faturação do software utilizado
3. Extratos Bancários
Os extratos bancários são essenciais para a reconciliação bancária. Deve enviar:
- Extratos de todas as contas bancárias da empresa (conta corrente, poupança)
- Extratos de cartões de crédito empresariais
- Comprovativos de transferências bancárias relevantes
- Extratos de contas PayPal, Stripe ou outros meios de pagamento online
4. Documentos de Pessoal e Recursos Humanos
Se a empresa tem funcionários, mensalmente deve enviar:
- Recibos de vencimento (se não processados pelo contabilista)
- Mapas de horas extra e trabalho suplementar
- Justificações de faltas e atestados médicos
- Contratos de trabalho novos ou alterações
- Comunicações à Segurança Social (admissões, cessações)
- Mapas de ajudas de custo e deslocações (com indicação de locais, datas e km)
5. Documentos Fiscais e Declarativos
- Guias de pagamento de IVA, IRC, IRS retido na fonte
- Notificações da Autoridade Tributária recebidas
- Declarações de retenção na fonte (rendas, serviços)
- Comprovativos de pagamento de impostos
6. Outros Documentos Relevantes
- Contratos de leasing ou renting de viaturas e equipamentos
- Contratos de arrendamento do escritório ou armazém
- Atas de reuniões de sócios (quando envolvam decisões financeiras)
- Documentos de inventário (obrigatório até 31 de janeiro)
- Notas de despesas de representação (refeições com clientes, ofertas)
Vantagens de Usar o TOConline
O TOConline simplifica todo este processo ao permitir:
- Digitalização automática de documentos via app móvel
- Partilha em tempo real com o contabilista
- Classificação automática de despesas por categoria
- Alertas de prazos fiscais e declarativos
- Faturação integrada com comunicação automática à AT
- Arquivo digital organizado — elimina a necessidade de papel
Prazos Importantes
| Obrigação | Prazo |
|---|---|
| Comunicação de faturas à AT (SAF-T) | Até ao dia 5 do mês seguinte |
| Declaração periódica de IVA (mensal) | Até ao dia 10 do 2.º mês seguinte |
| Declaração periódica de IVA (trimestral) | Até ao dia 15 do 2.º mês seguinte ao trimestre |
| Retenções na fonte (IRS/IRC) | Até ao dia 20 do mês seguinte |
| Contribuições Segurança Social | Até ao dia 20 do mês seguinte |
Conclusão
Enviar a documentação completa e dentro dos prazos ao seu contabilista não é apenas uma obrigação — é um investimento na saúde financeira da sua empresa. Com o TOConline, este processo torna-se simples, rápido e seguro. Na ContabilPT, ajudamos os nossos clientes a organizar toda a sua documentação de forma eficiente.